Meningkatkan produktivitas dengan menggunakan metode “selesai dan waras” (S&W).

Di jaman now dimana kita dituntut seproduktif mungkin, hampir semua orang yang saya temui mengaku sibuk. Namun, sama seperti halnya murah dan mahalnya suatu barang, atau pedas dan tidaknya rujak uleg, “sibuk” itu adalah hal yang relatif. Ada yang merasa sibuk, tapi masih bebas kongkow kongkow di pinggir jalan, ada yang merasa sibuk tetapi masih bisa santai di weekend, ada juga yang merasa sibuk sehingga weekend pun harus bekerja, dan ada juga yang sebegitu sibuknya sehingga mau ke kamar mandi pun kadang harus berpikir dulu.

Nah, setahun ini terakhir ini kesibukan saya masuk dua tingkat paling akhir. Tidak hanya weekend harus bekerja, kadang begitu hectic-nya sampai mau ke kamar mandi saja harus ada pertimbangannya.

Hal ini diperparah dengan kesibukan saya disebabkan beberapa project yang berbeda-beda. Dalam satu hari saya bisa menghandle, 5-7 project yang berbeda. Lagi fokus-fokus nya mengerjakan project A, lalu otak dengan lancangnya mengingatkan kalau harus kirim email untuk project B. Hal ini terjadi beberapa kali setiap harinya. Jadi context switchingnya lumayan heboh, hahaha. #nangissambilmainswitch

Tapi kadang gara-gara kesempitan ini lah kita menjadi belajar.

Gara-gara beban semakin banyak (dan waktu bermain switch semakin sedikit), akhirnya tertarik dengan berbagai macam metode untuk meningkatkan produktivitas. Dalam setahun ini, saya sudah mencoba berbagai macam cara agar bisa bekerja dengan lebih efektif. Mulai dari pomodoro, bikin todo list di notes kecil, membaca dan mencoba beberapa metode di buku productivity project, sampai yang terakhir baca buku Getting Things Done (GTD) oleh David Allen. Semua dicoba dengan harapan bisa menyelesaikan pekerjaan lebih banyak dengan waktu yang sama (dan sempat bermain game).

Dari semua yang dicoba, akhirnya yang paling cocok adalah membuat todo list dengan menggunakan metode dari GTD yang di tweak sedikit sesuai dengan kondisi di lapangan. Dengan semena-mena, saya beri nama metode ini, metode “selesai dan waras (S&W)”. Sempat kepikiran metodenya diberi nama “Selesai dan Merdeka”, tapi takut menimbulkan persepsi yang salah ketika disingkat.

Alhamdulillah, setelah beberapa bulan menggunakan metode ini, pekerjaan yang diselesaikan bisa lebih banyak, dan tidak mudah untuk burn out. Metode ini bukan suatu sulap yang bisa menyebabkan pekerjaan tiba-tiba selesai. Ketika beban kita memang banyak, ya wajar kalau membutuhkan waktu yang lebih lama. Namun, setelah menggunakan ini pekerjaan terasa lebih ringan dan saya juga merasa lebih waras (Mungkin hanya orang yang sering burn out bisa mengerti maksud saya ini).

Di tulisan ini saya ingin berbagi beberapa hal yang saya lakukan di metode ini dengan harapan bisa membantu teman-teman. Tiap orang punya jenis kesibukan yang berbeda, jadi besar kemungkinan metode yang saya gunakan ini perlu diadaptasi agar sesuai dengan kebutuhan teman-teman disini. Seperti yang sempat saya singgung sebelumnya, metode S&W ini pun juga gara-gara terinspirasi GTD.

Biar tidak semakin panjang, dan berakhir pendahuluannya lebih panjang dari isi tulisannya, berikut adalah beberapa hal yang saya lakukan di metode Selesai dan Waras (Todo: pikirkan nama yang lebih menjual).

Fokus pada satu pekerjaan pada satu waktu

Sama dengan GTD, dasar pondasi dari metode S&W ini adalah kita bekerja paling optimal ketika kita fokus pada satu pekerjaan. Ketika kita memiliki banyak tanggungan pekerjaan, otak kita akan capek karena mengingat berbagai macam pekerjaan yang harus dilakukan, dan bukan karena melakukan pekerjaan itu sendiri. Sama seperti halnya kertas yang penuh dengan coretan, otak yang penuh juga akan susah untuk diisi sesuatu yang baru. Solusinya? Membuat sistem eksternal yang cukup kita percaya untuk menyimpan beban apa saja yang harus kita lakukan. Sistem tersebut berupa ToDo list.

Kunci dalam menggunakan Todo list yang efektif adalah dengan cara disiplin memasukkan semua tugas yang harus dilakukan kedalam todo list, dan lupakan. Setelah beberapa saat konsisten melakukan hal ini, sekarang saya (hampir) selalu bisa bekerja dengan pikiran yang jernih.

Untuk dapat membersihkan pikiran kita harus dapat mempercayakan penyimpanan apa saja yang harus kita kerjakan ke suatu sistem di luar otak. Selama kita belum bisa disiplin dalam mengupdate todo list, dan kita tidak dapat mempercayakan beban kita ke suatu sistem external, kita tidak akan pernah bisa fokus. Klien minta dibuatkan proposal? masukkan ToDo list, Harus nagih pembayaran? Masukkan Todo List. Semua pekerjaan yang membutuhkan waktu lebih dari 5 menit, masukkan ToDo list.

Peringatan: Dari beberapa hal yang saya tuliskan di blog post ini, disiplin dan konsisten memasukkan todo list adalah hal yang paling susah dan sekaligus paling penting untuk dilakukan. Akan sangat susah untuk membersihkan pikiran selama kita belum bisa mempercayakan ke suatu sistem eksternal.

Cara menulis judul ToDo

Menulis judul ToDo juga ada tipsnya. Tuliskan judul ToDo dalam bentuk aktifitas fisik yang harus dilakukan. Jadi daripada menuliskan “Liburan Kantor”, tuliskan kegiatan yang benar-benar harus dilakukan, “Telepon hotel X untuk konfirmasi liburan pada tanggal 23-24”. Hal ini mungkin terlihat sepele, tapi menurut pengalaman hal ini sangat efektif mengurangi beban otak ketika memulai Todo selanjutnya.

Skema ToDo List

Saya membagi Todo List menjadi beberapa bagian:

  • Tugas
  • Hari Saya
  • Terencana
  • Delegated
  • Creative Energy

Tugas. Disini adalah tempat pertama meletakkan item ToDo baru. Ada telepon klien minta quotation baru, langsung diletakkan disini. Ada anak magang yang mau konsultasi, juga diletakkan disini. Harus pesan tiket buat ke jakarta, diletakkan disini juga. Ada diskon game di steam, langsung ke website steam.

Hari saya. Disini adalah tempat item-item ToDo yang harus saya kerjakan pada hari ini. Biasanya pada tiap pagi saya akan mensortir dari daftar “Tugas” dan memindahkkanya ke “Hari Saya”. Idealnya dalam satu hari kita hanya mengerjakan tiga item ToDo. Kalau saya per hari bisa 6-7 item, bergantung pada agenda hari itu, jenis ToDo nya, dan urgensi dari ToDo nya.

Terencana. Disini diletakkan ToDo yang benar-benar memiliki jadwal dan tidak mungkin dilakukan di jadwal yang lain. Contohnya, meeting dengan klien, teleconference dengan klien, jadwal ke dokter, dll. Jangan meletakkan ToDo yang bersifat rutin disini (Misalnya olahraga, ulang tahun, dll)

Delegated. Disini diletakkan Todo yang sudah di delegasikan. Biasanya di akhir jam kantor, saya cek list ini, dan cek lagi apakah ToDo yang sudah dilegasikan sudah selesai dengan baik.

Creative Energy. Disini saya meletakkan semua todo item yang membutuhkan creative energy. Contohnya menulis script untuk game, membuat proposal, membuat dialog dan cerita, mencoba game(eh serius, ini butuh konsentrasi tinggi). Beberapa bulan terakhir ToDo terbanyak saya ada pada daftar ini. Mengapa saya memisahkan pekerjaan yang membutuhkan energi kreatif? Karena untuk mengerjakan hal ini dibutuhkan waktu khusus dan tidak boleh sama sekali terganggu. Biasanya saya mengerjakan ToDo di daftar ini di pagi hari, atau hari libur.

Skema ToDo ini adalah versi sekian setelah setahunan mencoba beberapa skema yang lain. Sebelum membuat skema ToDo list ini saya pernah mencoba membagi ToDo dari nama kliennya, saya pernah mencoba membagi berdasarkan nama projectnya, saya juga pernah mencoba membagi berdasarkan prioritasnya. Ntah kenapa yang paling cocok seperti ini. Tapi pembagian ini belum tentu sesuai dengan kebutuhan teman-teman. Jadi silakan menyesuaikan dengan kebutuhan teman-teman juga.

Diagram alur ketika ada ToDo baru

Berikut adalah langkah yang saya lakukan ketika ada ToDo baru:

Ketika ada ToDo baru, kita akan melihat apakah pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dalam waktu kurang dari lima menit. Jika memang bisa, maka lebih baik untuk langsung melakukannya. Contoh ToDo yang masuk kategori ini: telepon klien untuk mengkonfirmasi sesuatu, atau reservasi restoran untuk makan-makan kantor di akhir tahun.

Jika tidak bisa diselesaikan dalam waktu kurang dari lima menit, maka kita lihat apakah perkerjaan tersebut dapat di delegasikan. Jika bisa, maka sebaiknya perkerjaan tersebut didelegasikan. lalu letakkan ToDo tersebut di daftar “Delegated” sehingga kita tidak lupa untuk mem follow up di akhir hari.

Jika ToDo tersebut memliki jadwal yang pasti (contohnya meeting dengan klien, teleconference, undangan nikah, dll), maka ToDo tersebut masuk kedalam daftar “Terencana”. Jika Anda menggunakan Microsoft ToDo dan Microsoft Outlook, Anda juga dapat mendapatkan pengingat secara otomatis.

Jangan memasukkan jadwal yang dilakukan setiap hari (contohnya: olahraga pagi, menjemput anak) ke dalam daftar “Terencana”. Hal ini akan menyebabkan daftar ToDo anda kotor, dan menghilangkan fokus pada ToDo yang penting.

Jika Todo tersebut membutuhkan energi kreatif yang tinggi (contohnya menulis, mengarang lagu, dll), maka masukkan ToDo tersebut ke dalam daftar “Creative Energy”.

Untuk ToDo selain kondisi di atas, masukkan ke dalam daftar “Tugas”. Setiap pagi hari, urutkan ToDo tersebut dari yang paling membutuhkan prioritas tinggi ke prioritas rendah, dan masukkan beberapa item yang dijadwalkan dikerjakan pada hari tersebut ke dalam “Hari Saya”.

Alur ini mungkin terlihat panjang, tapi begitu sudah biasa melakukannya, akan terasa sangat mudah sekali.

Tools

Sebetulnya tidak ada batasan menggunakan Todo List dalam bentuk aplikasi di handphone, web-based, desktop, ataupun kertas. Tapi untuk alasan kepraktisan, dan karena saya harus bisa menambahkan todo list kapan saja dan dimana saja, untuk saya, solusi yang terbaik adalah menggunakan aplikasi mobile ToDo list.

Dari sekian aplikasi Todo list yang ada dan pernah saya coba, akhirnya saya menggunakan Microsoft ToDo List. Kalau ditanya kenapa, sejujurnya saya agak bingung jawabnya. Kalau dibilang simple, ada aplikasi lain yang lebih simpel. Kalau dibilang terintegrasi dengan beberapa aplikasi yang lain, beberapa aplikasi lainnya malah lebih banyak yang bisa diintegrasikan. Jadi mungkin jawaban paling sederhana (dan tepat) ya karena memang lebih cocok.

Penutup

Di jaman dimana kita dituntut untuk bisa seproduktif mungkin, mengetahui tips dan cara untuk meningkatkan produktivitas bisa menjadi kartu truft kita dalam menghadapi persaingan. Menerima banyak tanggung jawab, tanpa berstrategi dapat dengan mudah membawa kita ke kondisi “Burn Out”.

Di tulisan ini saya ingin berbagi sebagian strategi yang saya gunakan untuk meningkatkan produktivitas (ada beberapa tips lainnya, tapi mungkin untuk tulisan di lain hari). Semoga bisa bermanfaat dan terima kasih telah membaca.

(Visited 143 times, 1 visits today)

4 Comments

  1. toni 10/12/2019 at 12:14 pm

    menarik mas untuk dicoba, sejauh ini masih menulis todo tanpa pengkategorian seperti dijelaskan diatas, hanya sebatas daily activity. Mungkin kalau sesuai kategori diatas baru di “hari saya”.

    Reply
    1. Adib Toriq 10/12/2019 at 2:42 pm

      Mantab. Sudah berapa lama menggunakan ToDo, mas?

      Reply
  2. Muhammad Harits Syaifulloh 12/12/2019 at 7:03 am

    Wah mantap mas, alur yang digambarkan pada flowchart menarik untuk dicoba. Sejauh ini saya menggunakan ToDo list dipadukan dengan pomodoro timer, hehe

    Reply
    1. algostudio 12/12/2019 at 11:30 am

      Mantab mas. Saya pernah coba pakai pomodoro, tapi susah untuk konsisten. Waktunya istirahat malah saya tabrak aja 😆

      Reply

Leave A Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *